← Vrati se na Blog

12 koraka kako organizovati produktivan sastanak u remote timu

12 koraka kako organizovati produktivan sastanak u remote-u timu

Remote sastanci postali su sastavni deo posla, često i jedini način komunikacije između članova tima koji se nalaze na različitim lokacijama. Jedan od trendova u zapošljavanju identifikovan 2016. je zapošljavanje radne snage bez ograničenja na teritoriju. Ovih dana biznisi su se našli u situaciji, da promene način organizovanja rada i prilagode situaciji u kojoj članovi tima rade sa različitim lokacijama.

U cilju da vam pomognem kako da organizujete online team meeting, evo nekoliko predloga:

PRE SASTANKA – PRIPREMA

1. Pronađite pravi tool za organizovanje sastanka

Svima dobro poznat alat za organizovanje grupnih poziva je Zoom i Skype. Tu su i noviji alati, kao što su popularni Microsoft Teams, Google Hangouts,meet.jit i mnogi drugi. S obzirom da u nekim situacijama nisu svi članovi tima u mogućnosti da prisustvuju sastancima, razmislite o planu B i mogućnosti da im isti snimate. Ova opcija postoji na Zoom-u i na Google hangouts-u. Na taj način članovima tima koji su bili sprečeni da sastanak isprate uživo, mogu da naknadno pogledaju sastanak, postave pitanja ili da prosto saznaju sve neophodne informacije koje utiču na njihov posao. Takođe, tokom sastanka možete koristiti i neki od project management alata, kako bi revidirali status vaših taskova (zadataka). Među najpopularnijim su: Trello, Podio, ActiveCollab, Asana, Assabmle i mnogi drugi.

2. Priremite agendu

Pre početka sastanka usaglasite agendu i definišite razloge za organizovanje sastanka. Na taj način dajete priliku budućim sagovornicima da se pripreme i tako povećate interakciju među učesnicima.

3. Pozovite prave ljude

Kod organizovanja sastanka na daljinu jako je bitno da pozovete ljude koji su relevantni za datu temu. Ono što je bitno je da sa njima usaglasite vreme održavanja sastanka i da ga na osnovu povratne informacije zakažete. Za zakazivanje sastanka možete korisitit toolove kao što su doodle, calendly, google calendar i sinhronizacija kalendara.

TOKOM SASTANKA

4. Predstavite svakog od učesnika

Na početku svakog sastanka bitno je da predstavite svakog od učesnika jer neki od software nemaju mogućnost da se svako od učesnika predstavi putem kamera. Ovo je veoma važan korak jer na taj način podstičete ljude da učestvuju u sastanku i aktivno doprinose njegovoj produktivnosti. Za timove koji su već imali prilike da se sretnu ranije, umesto zvaničnog predstavljanja možete samo reći “Zdravo”, “Ćao”, “kako si?
Osoba koja organizuje sastanka, zvanični deo sastanka može početi sa: Zdravo, hvala puno svim prisutnim koji su se odzvali pozivu. Sa nama su danas… ( Imena osoba koje su prisutne i za čega su relevantne)

5. Uključite mikrofon samo kada pričate

Kako bi eliminisali audio prekide u komunikaciji (tzv. “seckanje”), eho i sve dodatne zvukove, preporuka je uključiti mikrofon samo kada pričate.

6. Pre početka zvaničnog sastanka pričajte o nekim svakodnevnim temama

S obzirom da ljudi nisu u kancelariji, nemaju mogućnost da pričaju o neobaveznim temama i da se na taj način relaksiraju. Iskoristite vreme dok se svi ne uključe na sastanak da pričate o tome šta ste radili, kako ste, šta ste čitali, gledali i slično.

7. Podsetite učesnike o ciljevima sastanka

Na početku zvaničnog dela sastanka podsetnik. Ako koristite neki online whiteboard alat za sastanke, možete tu staviti ciljeve kako bi bili svima vidljivi. Takođe, ovo je prilika za sve koji imaju nekih nejasnoća da postave pitanje i definišu očekivanja.

8. Delegirajte

Na početku sastanka možete podeliti uloge između članova tima: ko će pisati beleške, ko će organizovati naredni sastanka i slično. Obvezno pišite beleške koje ćete nakon sastanka proslediti svim učesnicima sastanka kao i ostalim zainteresovanim stranama.

9. Budite smireni i staloženi

Probajte da se skoncetirišite na jednu aktivnost i da eleminišete dodatne aktivnosti, jer možete izgubiti fokus i skrenuti sa teme sastanka. Takođe, uzmite u obzir da je kod rada na daljinu nekada prisutan samo jedan oblik komunikacije – glasovna komunikacija ili pisana komunikacija, te se neke informacije/podaci drugačije mogu protumačiti. Budite jasni u komunikaciji i ne ostavljajte nimalo prostora za dvosmislenost izrečenih reči.

10. Pozovite učesnike da se uključe u razgovor

U toku sastanka postavljajte sledeća pitanja: Da li se slažete sa time? Šta vas najviše zanima? Koji je vaš omiljeni deo? A koji manje omiljen? Na taj način podstičete uključenost učesnika i smanjujete mogućnost da će neko od učesnika izgubiti fokus sa tema sastanka.

11. Kako zadržati pažnju na sastancima?

Nakon što ste uložili puno truda oko organizacije, sigurno ne želite da sastanak bude dosadan. Kako da zadržati pažnju u online sastancima? Napravite zanimljive visuale, definišete ciljeve, podstičite otvoreno razmišljanje i slobodnu diskusiju.

NAKON SASTANKA

12. Pošaljite follow up email

Podsetite učesnike koje su osnove poruke nakon sastanka i koje su dogovorene akcije koje treba uraditi. Ovo doprinosi efikasnosti sastanka i jača važnost remote sastanka za članove tima. Naravno, bitno je da to neko i čita. Zato je važno da svoju poruku napišete kratko i jasno, uz male komentare i na način koji vama najviše odgovara. Neka vaš prvi izveštaj sa sastanka bude zanimljiv i svaki naredni put će učesnici sa nestrpljenje čekati.

Zaključak

Najveći izazov organizovanja remote sastanka je održati ljude zainteresovanim, održati njihov fokus. Neka vam gore izlistane smernice budu vodilja uz spremnost na improvizaciju i kreiranje novih ideja. Ovo je vreme da se igrate sa alatima i tehnikama za vođenje sastanaka, da upoznajete bolje svoje kolege i razmislite šta je bitno za uspešan sastanak. Vreme da čestitate rođendane online, da slavite svaki dan i slično.